Vous êtes micro-entrepreneur et vous vous apprêtez à facturer votre premier client, mais vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez à travers ce guide actualisé en 2024 toutes les étapes essentielles pour créer une facture 100% conforme pour votre micro-entreprise. Apprenez comment inclure les mentions obligatoires, gérer la TVA et respecter les règles de facturation spécifiques aux micro-entreprises.
Une facture est un document commercial obligatoire qui formalise la vente de biens ou la prestation de services entre un fournisseur (vous, en tant que micro-entrepreneur) et un client. Elle sert de preuve légale des transactions commerciales et contient des informations essentielles telles que la description des produits ou services vendus, le montant à payer, les conditions de paiement et les coordonnées des parties impliquées. En tant que micro-entrepreneur, émettre des factures conformes est crucial non seulement pour respecter les obligations légales mais aussi pour assurer une gestion financière transparente et professionnelle de votre activité.
Oui, en tant que micro-entrepreneur, l'établissement d'une facture est une obligation légale
pour chaque vente de biens ou prestation de services effectuée. Ne pas émettre de facture
peut entraîner des sanctions sévères, notamment des amendes pouvant aller jusqu'à 75 000 €
et 150 000 € en cas de récidive.
La facture est obligatoire dans les cas suivants :
Un micro-entrepreneur peut ne pas émettre de facture s'il n'est pas dans les cas cités ci-dessus, en enregistrant simplement une recette dans son livre de recettes. Cependant, il est fortement recommandé de toujours émettre une facture pour garder une trace claire et précise des transactions, ce qui facilite la gestion comptable et renforce la crédibilité de l'activité.
Lorsque vous rédigez une facture en tant que micro-entrepreneur, il est impératif d'inclure toutes les informations pertinentes concernant votre entreprise. Voici les détails que vous devez impérativement faire figurer sur votre facture :
| Dénomination sociale de l’auto-entrepreneur | Indiquez le nom et le prénom de l’auto-entrepreneur, suivis ou précédés par la mention "EI" pour les entreprises individuelles. |
|---|---|
| Adresse de facturation et de domiciliation | Fournissez l'adresse postale complète de votre entreprise, incluant le numéro de rue, le nom de la rue, le code postal et la ville. |
| Numéro d’immatriculation au RNE et au RCS |
Mentionnez le numéro d’immatriculation au Répertoire National des Entreprises (RNE) et, le cas échéant, au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si vous en êtes dispensé, indiquez "Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM)". |
| Numéro de SIRET ou de SIREN | Ce sont les numéros uniques d'identification attribués à votre entreprise lors de son immatriculation. |
| Numéro d'identification à la TVA | Si votre micro-entreprise est soumise à un régime de TVA, incluez votre numéro d'identification à la TVA. Si vous n'êtes pas assujetti, votre facture doit comporter la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI". |
| Numéro de téléphone et/ou adresse e-mail (facultatif) | Inclure un numéro de téléphone et/ou une adresse e-mail facilite la communication et renforce la relation client. |
Les mentions obligatoires varient selon qu'il s'agit d'un particulier ou d'un professionnel, et s'il y a une adresse de livraison différente de l'adresse de facturation. Voici les détails à inclure :
| Pour un particulier |
|
|---|---|
| Pour un professionnel |
|
| Adresse de facturation et de livraison différentes |
|
Vous pouvez également ajouter, de manière facultative, les informations de contact telles qu'un numéro de téléphone et une adresse e-mail pour faciliter la communication avec votre client.
Pour qu'une facture soit conforme aux exigences légales, plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur le document. Voici les éléments typiques et essentiels à inclure :
| Numéro de facture unique | Chaque facture doit comporter un numéro unique qui la distingue des autres. Ce numéro doit être chronologique et se suivre sans rupture pour chaque facture émise. |
|---|---|
| Date d'émission de la facture | Il doit s'agir de la date du jour d'émission, et il est interdit d'antidater la facture. |
| Détails des produits ou services | Une description précise des biens ou services fournis, incluant la quantité, le prix unitaire et le montant total pour chaque ligne d'article. |
| Montant total à payer | Mentionnez le montant total hors taxes (HT), le montant de la TVA (si applicable), et le montant total toutes taxes comprises (TTC). |
| Conditions de paiement |
|
| Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement | Pour les transactions entre professionnels, mentionnez l'indemnité forfaitaire de 40 € en cas de retard de paiement. |
Décrivez précisément les bien ou services fournis pour chaque ligne d'article.
Les informations à inclure sont : une description détaillée de chaque produit ou service vendu,
la quantité, l'unité de mesure (par exemple, heure, jour, kilogramme, unité), le prix unitaire et le montant total
pour chaque ligne d'article. Vous pouvez également ajouter des références ou des codes produits
pour une identification plus facile.
Depuis ce 1er juillet 2024, vous devez fournir la catégorie de l'opération. Bien que le décret n'indique pas la manière exacte de fournir cette information, on peut suggérer l'ajout de l'une des phrases suivantes selon le cas :
Indiquez clairement les montants financiers sur la facture, en tenant compte des différents taux de TVA si applicable. Voici les informations à inclure :
Cette approche garantit que toutes les informations financières sont claires et conformes aux réglementations fiscales, facilitant la compréhension pour vous et votre client.
Indiquez les modes de paiement acceptés (virement bancaire, chèque, carte de crédit, espèces jusqu'à la limite autorisée, etc.). Fournissez vos coordonnées bancaires (IBAN, BIC) si vous souhaitez que le paiement soit effectué par virement bancaire. Bien que ce soit facultatif, cela peut faciliter le processus de paiement pour votre client.
Si vous avez avancé des frais pour le compte de votre client en effectuant des achats en son nom, vous pouvez les renseigner en tant que lignes de débours dans votre facture. Pour ce faire, le montant des lignes de débours doit être égal aux frais que vous avez avancés, et vous devez ajouter la facture d'achat que vous avez faite au nom du client en pièce jointe de votre facture.
Certaines situations spécifiques nécessitent l'ajout de mentions particulières sur vos factures en tant que micro-entrepreneur. Voici quelques exemples :
Si votre activité nécessite la souscription à une assurance professionnelle obligatoire (telle que la RC Pro ou la garantie décennale), vous devez mentionner cette assurance sur vos factures. Indiquez le nom de l'assureur, ses coordonnées, ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
Si vous avez des Conditions Générales de Vente (CGV) applicables à la transaction, vous devez les mentionner sur la facture. Indiquez où elles peuvent être consultées, par exemple : « Les Conditions Générales de Vente sont disponibles sur notre site web à l'adresse [URL] » ou « Les Conditions Générales de Vente sont jointes à ce document ».
Si vous êtes membre d’un Centre de Gestion Agréé (CGA) ou d’une Association de Gestion Agréée (AGA) pour les professions libérales, vous devez indiquer cette affiliation sur vos factures. Utilisez la phrase suivante : « Membre d’une association de gestion agréée, le règlement des honoraires par carte bancaire et chèque est accepté ».
Dans le cadre de la sous-traitance dans le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP), le sous-traitant ne facture pas la TVA à l'entreprise preneuse. Il doit indiquer la mention « autoliquidation » sur la facture. C'est l'entreprise preneuse qui verse la TVA directement à l'administration fiscale.
Lors de la vente de produits ou d'équipements électroniques, vous devez mentionner l’éco-contribution DEEE sur la facture.
Si votre client produit lui-même la facture à votre place, indiquez cette pratique sur la facture avec la mention « Autofacturation ».
En tant que micro-entrepreneur, vous disposez de plusieurs options pour émettre vos factures.
Vous pouvez opter pour notre logiciel de facturation électronique.
Nous offrons une période d'essai gratuite d'un mois, vous permettant de profiter pleinement de toutes
ses fonctionnalités pour simplifier la gestion de votre micro-entreprise.
Pour découvrir notre outil, inscrivez-vous en cliquant ici.
Si vous préférez le format papier, un modèle de facture est également disponible gratuitement via l'URSSAF.
Vous pouvez le télécharger en cliquant en cliquant ici.
Les factures ainsi que tous vos documents comptables doivent être conservés pendant une durée de 10 ans, que ce soit en format papier ou électronique. Assurez-vous de les stocker de manière sécurisée.
Il est conseillé de transmettre la facture dès la livraison du bien ou à la fin de la prestation de service. Cela facilite le suivi des paiements et la gestion de la trésorerie.
Si vous avez des clients hors de la zone euro, vous pouvez facturer en leur monnaie locale, à condition que cette devise soit reconnue internationalement et convertible. Sur chaque facture, indiquez le taux de change en euros, qui doit correspondre au taux officiel du mercredi précédant l’avant-dernier de chaque mois. Assurez-vous également d’inclure les numéros de TVA intracommunautaire : le vôtre et celui de votre client si ce dernier est assujetti à la TVA. N'oubliez pas de convertir ces montants en euros pour votre comptabilité.
En cas d'erreur sur une facture, vous pouvez émettre un avoir pour ajuster ou annuler le montant facturé. Pour une correction partielle, émettez un avoir pour la partie spécifique de la commande à rembourser. Si vous devez annuler la facture en entier, créez un avoir couvrant l'intégralité du montant initialement facturé. Conservez toujours l'avoir ainsi que la facture originale dans vos archives pour garantir la précision de votre comptabilité.
Modifié le 01/08/2024